የመረጃ ነፃነት አዋጅ

• የሕዝብ መዝገቦችን ወይም ሁለቱንም ለመመርመር ወይም ቅጂ ለመቀበል የመጠየቅ መብት አልዎት።
• ለተጠየቁት መዝገቦች ማንኛውም ክፍያዎች አስቀድመው እንዲገመቱ የመጠየቅ መብት አልዎት። FOIA የሚጠበቀው ወጪ ምንም ይሁን ምን, ክፍያዎች የሚጠበቁ ከሆነ VRS አስቀድሞ እንዲያሳውቅዎት እና መዝገቦቹን ከመፈለግ እና ከማዘጋጀትዎ በፊት ግምት እንደሚፈልጉ ይጠይቁ።
• የFOIA መብቶችዎ ተጥሰዋል ብለው ካመኑ፣ የFOIA ማክበርን ለማስገደድ በዲስትሪክት ወይም በወረዳ ፍርድ ቤት አቤቱታ ማቅረብ ይችላሉ። በአማራጭ፣ አስገዳጅ ያልሆነ የምክር አስተያየት ለማግኘት የFOIA ካውንስልን ማነጋገር ይችላሉ።

• መዝገቦችን በአሜሪካ ፖስታ፣ፋክስ፣ኢሜል፣ በአካል ወይም በስልክ መጠየቅ ይችላሉ። FOIA ጥያቄዎ በጽሁፍ እንዲሆን አይፈልግም ወይም በFOIA መሰረት መዝገቦችን እንደሚጠይቁ መግለፅ አያስፈልግም።
  • ከተግባራዊ አተያይ፣ ጥያቄዎን በጽሁፍ ለማቅረብ ለእርስዎም ሆነ ጥያቄዎን የሚቀበለው ሰው ሊጠቅም ይችላል። ይህ የጥያቄዎን መዝገብ እንዲፈጥሩ ያስችልዎታል። እንዲሁም ለ Virginia Retirement System (VRS) እርስዎ የሚጠይቁትን የመዝገቦች ግልጽ መግለጫ ይሰጣል እና የቃል ጥያቄን በተመለከተ ሊፈጠር የሚችል አለመግባባትን ለማስወገድ የሚያገለግል ነው። ነገር ግን፣ ለFOIA ጥያቄዎ በጽሁፍ ካላስቀመጡት VRS ምላሽ ለመስጠት እምቢ ማለት አይችልም።
• ጥያቄዎ የሚፈልጓቸውን መዝገቦች በ"ምክንያታዊ ልዩነት" መለየት አለበት። ይህ የተለመደ አስተሳሰብ ደረጃ ነው። እርስዎ የሚጠይቁትን የመዝገብ መጠን ወይም ቁጥር አይመለከትም ወይም አይገድብም; በምትኩ፣ VRS የምትፈልጋቸውን መዝገቦች መለየት እና ማግኘት እንድትችል በበቂ ሁኔታ መለየትን ይጠይቃል።
• ጥያቄዎ ነባር መዝገቦችን ወይም ሰነዶችን መጠየቅ አለበት። FOIA መዝገቦችን የመመርመር ወይም የመቅዳት መብት ይሰጥዎታል; ስለ VRS ስራ አጠቃላይ ጥያቄዎችን በሚጠይቁበት ሁኔታ ላይ አይተገበርም, ወይም የሌለውን መዝገብ ለመፍጠር VRS አያስፈልግም.
• የኤሌክትሮኒክ መዝገቦችን በማንኛውም መልኩ VRS በመደበኛው የስራ ሂደት ውስጥ መቀበልን መምረጥ ትችላለህ።
  • ለምሳሌ፣ በኤክሴል ዳታቤዝ ውስጥ የተያዙ መዝገቦችን እየጠየቁ ከሆነ፣ መዛግብቶቹን በኤሌክትሮኒክ መንገድ፣ በኢሜል ወይም በፍላሽ/አውራ ጣት አንፃፊ ለመቀበል ወይም የእነዚያን መዝገቦች የታተመ ቅጂ ለመቀበል መምረጥ ይችላሉ።
• ስለጥያቄዎ ጥያቄዎች ካሉን፣ እባክዎ የሚፈልጉትን የመመዝገቢያ አይነት ለማብራራት ወይም ለትልቅ ጥያቄ ምላሽ ምክንያታዊ ስምምነት ላይ ለመድረስ ከሰራተኞች ጥረት ጋር ይተባበሩ። የFOIA ጥያቄ ማቅረብ ተቃራኒ ሂደት አይደለም፣ ነገር ግን ምን አይነት መዝገቦች እንደሚፈልጉ መረዳታችንን ለማረጋገጥ VRS ጥያቄዎን ከእርስዎ ጋር መወያየት ሊያስፈልገው ይችላል።

የFOIA ጥያቄን በፖስታ ወይም በፋክስ ከላከ፣ እንደ FOIA ጥያቄ በግልፅ መቅረብ ጠቃሚ ነው። በ VRS ሂደት ሂደት ምክንያት የፖስታ ወይም የፋክስ ጥያቄዎችን ለመቀበል መዘግየት እንደሚኖር እባክዎ ልብ ይበሉ።

በተጨማሪም፣ የመረጃ ነፃነት አማካሪ ምክር ቤት ስለ FOIA ሊኖርዎት የሚችሉትን ማንኛውንም ጥያቄ ለመመለስ ዝግጁ ነው። ምክር ቤቱን በኢሜል በ foiacouncil@dls.virginia.gov ወይም በ 804-225-3056 ወይም በ 1-866-448-4100 ስልክ ማግኘት ይቻላል።

VRS ጥያቄህን በደረሰህ በአምስት የስራ ቀናት ውስጥ ምላሽ መስጠት አለባት። "የመጀመሪያ ቀን" ጥያቄዎ በደረሰ ማግስት ይቆጠራል። የአምስት ቀናት ጊዜ ቅዳሜና እሁድን ወይም በዓላትን አያካትትም.

ከ VRS ለህዝብ መዝገቦች ከጠየቁ ጀርባ ያለው ምክንያት አግባብነት የለውም፣ እና ለጥያቄዎ ምላሽ ከመስጠታችን በፊት መዝገቦቹን ለምን እንደፈለጉ መግለጽ የለብዎትም። FOIA ግን VRS ስምህን እና ህጋዊ አድራሻህን እንድታቀርብ ይፈቅድልሃል።

FOIA በአምስት ቀን ጊዜ ውስጥ VRS ለጥያቄዎ ከሚከተሉት ምላሾች አንዱን እንዲሰጥ ይፈልጋል

• የጠየቁትን መዝገቦች በሙሉ እናቀርብላችኋለን።
• እርስዎ የጠየቁትን ሁሉንም መዝገቦች እንይዛቸዋለን፣ ምክንያቱም ሁሉም መዝገቦች የተወሰነ ህጋዊ ነፃ ስለሚሆኑ ነው። ሁሉም መዝገቦች የተያዙ ከሆነ፣ ምላሽ በጽሁፍ ልንልክልዎ ይገባል። ያ ጽሁፍ የተከለከሉትን መዝገቦች መጠን እና ርእሰ ጉዳይ መለየት እና መዝገቦቹን እንድንይዝ የሚፈቅደውን የVirginia ህግ ልዩ ክፍል መግለጽ አለበት።
• እርስዎ የጠየቁትን አንዳንድ መዝገቦች እናቀርባለን ነገርግን ሌሎች መዝገቦችን እንይዛለን። የተወሰነው ክፍል ብቻ ነፃ ከሆነ ሙሉውን መዝገብ መያዝ አንችልም። በዚያ ሁኔታ፣ ሊከለከል የሚችለውን የመዝገቡን ክፍል እንደገና ልናስተካክለው እንችላለን፣ እና የቀረውን መዝገቡ ለእርስዎ መስጠት አለብን። የተጠየቁት መዝገቦች የተወሰነ ክፍል እንዲቆዩ የሚፈቅደውን የVirginia ኮድ የተወሰነ ክፍል የሚገልጽ የጽሁፍ ምላሽ ልንሰጥዎ ይገባል።
• የተጠየቁት መዝገቦች ሊገኙ እንደማይችሉ ወይም እንደማይገኙ በጽሁፍ እናሳውቀዎታለን (የምትፈልጉት መዝገቦች የሉንም)። ነገር ግን፣ ሌላ የህዝብ አካል የተጠየቀው መዝገቦች እንዳለው ካወቅን፣ ለእርስዎ በምንሰጠው ምላሽ የሌላውን የህዝብ አካል አድራሻ መረጃ ማካተት አለብን።
• በአምስት የሥራ ቀናት ጊዜ ውስጥ ለ VRS ጥያቄዎ ምላሽ መስጠት የማይቻል ከሆነ፣ ምላሹን የማይቻል የሚያደርጉትን ሁኔታዎች በማብራራት ይህንን በጽሁፍ መግለፅ አለብን። ይህ ለጥያቄዎ ምላሽ እንድንሰጥ ሰባት ተጨማሪ የስራ ቀናትን ይፈቅድልናል፣ ይህም ለጥያቄዎ ምላሽ እንድንሰጥ በአጠቃላይ 12 የስራ ቀናት ይሰጠናል

በጣም ብዙ መዝገቦችን ከጠየቁ እና ሌሎች ድርጅታዊ ኃላፊነታችንን ሳናስተጓጉል በ 12 የስራ ቀናት ውስጥ መዝገቦቹን ለእርስዎ ማቅረብ እንደማንችል ከተሰማን፣ ለጥያቄዎ ምላሽ ለመስጠት ተጨማሪ ጊዜ ለፍርድ ቤት ልንጠይቅ እንችላለን። ነገር ግን፣ FOIA ተጨማሪ ጊዜ ለመጠየቅ ወደ ፍርድ ቤት ከመሄዳችን በፊት VRS ከእርስዎ ጋር የመዝገቦችን ዝግጅት በሚመለከት ስምምነት ላይ ለመድረስ ምክንያታዊ ጥረት እንዲያደርግ ይፈልጋል።

• የመንግስት አካል የተጠየቁትን መዝገቦች ለማግኘት፣ ለማባዛት፣ ለማቅረብ ወይም ለመፈለግ ከሚያወጣው ትክክለኛ ወጪ እንዳይበልጥ ምክንያታዊ ክስ ሊያደርግ ይችላል እና የተጠየቀውን መዝገቦች በዝቅተኛ ወጪ ለማቅረብ ሁሉንም ምክንያታዊ ጥረት ያደርጋል። ማንኛውም የመንግስት አካል የመንግስት አካልን አጠቃላይ ንግድ መዝገቦችን ከመፍጠር ወይም ከማቆየት ጋር የተያያዙ አጠቃላይ ወጪዎችን ለማካካስ ከውጪ፣ ከመካከለኛ ወይም ከትርፍ ክፍያ ወይም ወጭ መጣል የለበትም። በመንግስት አካል የሚከፈል ማንኛውም የማባዛት ክፍያ ከትክክለኛው የማባዛት ዋጋ መብለጥ የለበትም። ትክክለኛው የመመዝገቢያ ዋጋ እንደ ሰራተኞች የተጠየቁትን መዝገቦች ለመፈለግ፣ ወጪዎችን ለመቅዳት፣ ከመዝገቦች ነፃ የሆነ መረጃን ለማቃለል የጠፋውን ጊዜ ወይም ሌሎች የተጠየቁትን መዝገቦች ከማቅረብ ጋር የተያያዙ ወጪዎችን ይጨምራል። አጠቃላይ የትርፍ ወጪዎችን ሊያካትት አይችልም።
• የህዝብ አካል መዝገቦችን ፍለጋ ከማካሄዱ በፊት የመንግስት አካሉ ተመጣጣኝ ክስ ለማቅረብ ፣ማባዛት ፣የተጠየቁ መዝገቦችን ለማግኘት ወይም ለመፈለግ ከወጣበት ትክክለኛ ወጪ እንዳይበልጥ እና ጠያቂውን ጠያቂውን በ 2 አንቀጽ አንቀጽ § ላይ እንደተገለጸው የተጠየቁትን መዝገቦች ከማቅረቡ በፊት የወጪ ግምትን መጠየቅ ይፈልጉ እንደሆነ ጠያቂውን በጽሁፍ ማሳወቅ አለበት። 2-3704 የ Virginia ህግ
• ከተጠየቀ VRS የወጪ ግምት ያቀርባል። VRS ለጥያቄዎ ምላሽ መስጠት ያለበት ጊዜ በወጪ ግምቱ ማስታወቂያ እና በጥያቄው VRS እንዲቀጥል በጠየቁት ምላሽ መካከል (ለአፍታ ይቆማል)። የዋጋ ግምትን በላኩ በ 30 ቀናት ውስጥ ምላሽ ካልሰጡ፣ VRS የFOIA ጥያቄ መሰረዙን ይመለከታል።
• ለጥያቄዎ ምላሽ ለመስጠት ከ$200 በላይ እንደሚያስከፍል ከገመትን፣ ጥያቄዎን ከመቀጠልዎ በፊት ከተገመተው መጠን በላይ እንዳይሆን የተቀማጭ ገንዘብ እንዲከፍሉ ልንጠይቅዎ እንችላለን። ለጥያቄዎ ምላሽ የምንሰጥባቸው አምስት የስራ ቀናት ተቀማጭ ገንዘብ በምንጠይቅበት ጊዜ እና ምላሽ በሚሰጡበት ጊዜ መካከል ያለውን ጊዜ አያካትትም
• እርስዎ የጠየቁትን መዝገቦች ለማቅረብ የሚያስፈልጉትን ክፍያዎች አስቀድመን እንድንገምት ሊጠይቁን ይችላሉ። ይህ ወደፊት ስለሚወጡት ወጪዎች እንዲያውቁ ያስችልዎታል ወይም የተገመተውን ወጪ ለመቀነስ በመሞከር ጥያቄዎን ለማሻሻል እድል ይሰጥዎታል። ለጥያቄዎ ምላሽ የምንሰጥባቸው አምስት ቀናት ግምቱን በምንልክልዎ ጊዜ እና ምላሽ በሚሰጡበት ጊዜ መካከል ያለውን ጊዜ አያካትትም። በ 30 ቀናት ውስጥ ምላሽ ካልሰጡ፣ ጥያቄዎ እንደተሰረዘ ይቆጠራል
• ለ FOIA ጥያቄ በቅድሚያ ለ VRS የተከፈለ ማንኛውም ተቀማጭ ገንዘብ ወይም ክፍያዎች ለተጠየቁት መዝገቦች የማቅረብ የመጨረሻ ወጪ ገቢ ይደረጋል።
• VRS ለማንኛውም ክፍያዎች ክሬዲት ካርዶችን አይቀበልም። VRS ለማንኛውም የFOIA ወጪዎች ክፍያ ቼኮችን ይቀበላል
• ካለፈው የFOIA ጥያቄ ከ 30 ቀናት በላይ ሳይከፈል ከቆየ VRS ገንዘብ ካለብዎት፣ VRS ለአዲሱ የFOIA ጥያቄዎ ምላሽ ከመስጠቱ በፊት ያለፈው ክፍያ መክፈል ሊያስፈልግዎ ይችላል።

በአጠቃላይ በ VRS FOIA ኦፊሰር የተጠየቁ መዝገቦችን ለመስራት ጠያቂዎችን ላለማስከፈል የ VRSፖሊሲ ነው። VRS በሌሎች VRS ሰራተኞች ላጠፋው ጊዜ ሁሉ እና በ VRS FOIA ኦፊሰር ላጠፋው ከአንድ ሰአት በላይ ለማንኛውም ጊዜ ያስከፍላል። VRS ሰራተኞች ለFOIA ጥያቄ መዝገቦችን በማዘጋጀት ላይ የተሳተፉ በጥያቄው ላይ ያሳለፉትን ጊዜ መጀመሪያ እና መጨረሻ እንዲሁም በዚያን ጊዜ እየተሰራ ያለውን አጠቃላይ ስራ ይከታተላሉ።

VRS የFOIA መጠየቂያ ደረሰኝ በተፈጠረበት ቀን በ VRS የሰው ሃብት ክፍል እንደዘገበው፣የእያንዳንዱ VRS ሰራተኛ የሰአት ደሞዝ፣ የሰዓት ደሞዝ ወይም የሰዓት ተቋራጭ ዋጋ ይጠቀማል።

VRS የሚከተሉትን ጨምሮ ግን ብዙ አይነት የህዝብ መዝገቦችን ይይዛል

• ከ VRS' የጡረታ ጥቅማጥቅሞች አስተዳደር እና ሌሎች ከቅጥር በኋላ ጥቅማጥቅሞችን የሚመለከቱ መመሪያዎች እና ሂደቶች
• ከ VRSአስተዳደር ጋር የተያያዙ አጠቃላይ መዝገቦች
• VRS ህትመቶች
• አባል፣ የዘገየ አባል፣ ጡረተኛ፣ ተጠቃሚ እና የተረፉ መዝገቦች
• የኢንቨስትመንት መዝገቦች
• የማህበራዊ ዋስትና አስተዳደር ክፍል 218 ስምምነቶች
• VRSተሳታፊ የአሰሪ መዝገቦች
• የተንቀሳቃሽነት ስምምነቶች ከVirginia የህዝብ ጡረታ ስርዓቶች ጋር
• የግዢ መዝገቦች
• ተጨባጭ ግምገማዎች
• የስብሰባ ቁሳቁሶችን ጨምሮ የአስተዳደር ቦርድ እና የኮሚቴ መዝገቦች
• የVirginia የበጎ ፈቃደኞች የእሳት አደጋ ተከላካዮች እና አድን ጓድ የሰራተኞች አገልግሎት ሽልማት ፕሮግራም (VOLSAP) መዝገቦች
• የተረኛ መስመር ህግ (LODA) የይገባኛል ጥያቄ መዝገቦች (የLODA የጤና ጥቅማ ጥቅሞች እቅድ መዝገቦች በሰው ሃብት አስተዳደር መምሪያ እንደተያዙ አስተውል)
• VRS የሰራተኞች መዝገቦች

የVirginia ኮድ ማንኛውም የህዝብ አካል የተወሰኑ መዝገቦችን ለህዝብ ይፋ እንዳይሆን እንዲከለክል ይፈቅዳል። VRS ለሚከተሉት ነፃነቶች ተገዢ የሆኑ መዝገቦችን በብዛት ይይዛል

• የሰው መዝገቦች (§ 2.2-3705.1 (1) የ Virginia ኮድ)፣ የ VRS አባላት የጡረታ መዝገቦችን ጨምሮ (FOIA Council Opinion AO-01-02)
  • VRS የአባልን ወይም የጡረተኞችን መዝገቦችን ለእነሱ ይለቃል
  • VRS በአጠቃላይ የአንድን ግለሰብ የሰራተኛ መዝገቦች ከመዝገቡ ጉዳይ ውጭ ለሌላ ለማንም አይለቅም።
• ለጠበቃ-ደንበኛ መብት የሚገዙ መዝገቦች (§ 2.2-3705.1 (2)) ወይም የጠበቃ ስራ ምርት (§ 2.2-3705.1 (3)
• የአቅራቢ ባለቤትነት መረጃ (§ 2.2-3705.1 (6)
• ውል ከመሰጠቱ በፊት ስለ ድርድር እና ውል መስጠትን የሚመለከቱ መዝገቦች (§ 2.2-3705.1 (12)
• እንደዚህ ያለ የዋስትና ወይም የባለቤትነት ወለድ በመንግስት በተደነገገው የዋስትና ልውውጥ ላይ የማይገበያይበት አካል ውስጥ የዋስትና ወይም ሌላ የባለቤትነት ወለድን የማግኘት፣ የመያዝ ወይም የማስወገድ መዛግብት (§ 2.2-3705.7 (12)
• የ VRS መዝገቦች የተወሰኑ የኢንቨስትመንት ስትራቴጂዎችን መከተል፣ ወይም የኢንቨስትመንት አስተዳዳሪዎችን መምረጥ ወይም ማቆም፣ እና የንግድ ሚስጥሮች (§ 2.2-3705.7 (24)

የ FOIA ካውንስል ከ VRS በተቀበሉት የእርዳታ ጥራት ላይ ከአስተያየት ጋር ማስገባት የሚችሉት የህዝብ አስተያየት ቅጽ አለው።

የFOIA ምክር ቤት የህዝብ አስተያየት ቅጽ

እንዲሁም በ VRS ድር ጣቢያው የእውቂያ ገጽ ላይ ያለውን መረጃ በመጠቀም ለ VRS ግብረመልስ መላክ ይችላሉ።

ለ VRS የተሰጡ ህጋዊ ሰነዶች (ክሶችን፣ ማስጌጫዎችን፣ የፍርድ ቤት መጥሪያ ዱሰስ ቴክኩምን፣ የምስክሮችን መጥሪያ ወዘተን ጨምሮ) በሂደት አገልጋይ ወይም በህግ አስከባሪ ወኪል በ 1200 ኢስት ዋና ጎዳና፣ Richmond፣ VA 23219 ውስጥ በሚገኙ VRSቢሮዎች በግል መቅረብ አለባቸው።

VRS በፋክስ ወይም በኢሜል መጥሪያ duces tecum ሲደርሰው፣ VRS ምላሽ ሰጪ መዝገቦችን ማጠናቀር ይጀምራል። ነገር ግን መዝገቦች የሚለቀቁት ህጋዊ የሂደት አገልግሎት ሲደርሰው ነው።