قانون حرية المعلومات

• لديك الحق في طلب فحص أو استلام نسخ من السجلات العامة، أو كليهما.
• لديك الحق في طلب تقدير أي رسوم للسجلات المطلوبة مسبقًا. يتطلب FOIA أن يقوم VRS بإعلامك مسبقًا إذا كانت هناك رسوم متوقعة ويسألك إذا كنت تريد الحصول على تقدير قبل البحث عن السجلات وإنتاجها، بغض النظر عن التكلفة المتوقعة.
• إذا كنت تعتقد أن حقوقك بموجب قانون حرية الوصول إلى المعلومات قد تم انتهاكها، فيمكنك تقديم التماس إلى محكمة المقاطعة أو الدائرة لإجبارك على الامتثال لقانون حرية الوصول إلى المعلومات. وبدلاً من ذلك، يمكنك الاتصال بمجلس FOIA للحصول على رأي استشاري غير ملزم.

• يمكنك طلب السجلات عن طريق البريد الأمريكي أو الفاكس أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا أو عبر الهاتف. لا يتطلب قانون حرية الوصول إلى المعلومات أن يكون طلبك مكتوبًا، ولا تحتاج إلى تحديد أنك تطلب السجلات بموجب قانون حرية الوصول إلى المعلومات على وجه التحديد.
  • من منظور عملي، قد يكون من المفيد لك وللشخص الذي يتلقى طلبك تقديم طلبك كتابيًا. هذا يسمح لك بإنشاء سجل لطلبك. كما أنه يعطي Virginia Retirement System (VRS) بيانًا واضحًا للسجلات التي تطلبها ويعمل على المساعدة في تجنب سوء الفهم المحتمل فيما يتعلق بالطلب اللفظي. ومع ذلك، لا يمكن لـ VRS رفض الرد على طلبك بموجب قانون حرية الوصول إلى المعلومات إذا لم تقدمه كتابيًا.
• يجب أن يحدد طلبك السجلات التي تبحث عنها بخصوصية " المعقولة. " هذا هو معيار الفطرة السليمة. لا يشير إلى حجم أو عدد السجلات التي تطلبها أو يحد منها؛ بدلاً من ذلك، يتطلب منك أن تكون محددًا بدرجة كافية حتى يتمكن VRS من تحديد السجلات التي تبحث عنها وتحديد موقعها.
• يجب أن يطلب طلبك السجلات أو المستندات الموجودة. يمنحك FOIA الحق في فحص أو نسخ السجلات ؛ ولا ينطبق على موقف تطرح فيه أسئلة عامة حول عمل VRS ، ولا يتطلب من VRS إنشاء سجل غير موجود.
• يمكنك اختيار تلقي السجلات الإلكترونية بأي صيغة تستخدمها VRS في سياق الأعمال المعتاد.
  • على سبيل المثال، إذا كنت تطلب الاحتفاظ بسجلات في قاعدة بيانات Excel، فيمكنك اختيار استلام هذه السجلات إلكترونيًا، عبر البريد الإلكتروني أو على محرك أقراص محمول/محمول، أو استلام نسخة مطبوعة من هذه السجلات.
• إذا كانت لدينا أسئلة حول طلبك، فيرجى التعاون مع جهود الموظفين لتوضيح نوع السجلات التي تبحث عنها، أو محاولة التوصل إلى اتفاق معقول حول الاستجابة لطلب كبير. إن تقديم طلب بموجب FOIA ليس عملية تنافسية، ولكن قد تحتاج VRS إلى مناقشة طلبك معك للتأكد من أننا نفهم السجلات التي تبحث عنها.

إذا كنت ترسل طلبًا بموجب قانون حرية الوصول إلى المعلومات عبر البريد أو الفاكس، فسيكون من المفيد الإشارة إليه بوضوح باعتباره طلبًا بموجب قانون حرية الوصول إلى المعلومات. يرجى العلم بأنه سيكون هناك تأخير في استلام طلبات البريد أو الفاكس بسبب إجراءات معالجة VRS.

بالإضافة إلى ذلك، فإن المجلس الاستشاري لحرية المعلومات متاح للإجابة على أي أسئلة قد تكون لديكم حول FOIA. يمكن الاتصال بالمجلس عن طريق البريد الإلكتروني على foiacouncil@dls.virginia.gov، أو عبر الهاتف على 804-225-3056 أو 1-866-448-4100.

يجب أن تستجيب VRS لطلبك في غضون خمسة أيام عمل من استلامه. " Day One " يعتبر اليوم التالي لاستلام طلبك. لا تشمل فترة الخمسة أيام عطلة نهاية الأسبوع أو العطلات.

السبب وراء طلبك للسجلات العامة من VRS غير ذي صلة، ولا يتعين عليك تحديد سبب رغبتك في السجلات قبل أن نرد على طلبك. ومع ذلك، يسمح قانون حرية الوصول للمعلومات VRS بمطالبتك بتقديم اسمك وعنوانك القانوني.

يتطلب قانون حرية الوصول إلى المعلومات أن يقوم VRS بإحدى الاستجابات التالية لطلبك خلال فترة الخمسة أيام:

• نحن نقدم لك السجلات التي طلبتها بالكامل
• نحن نحجب جميع السجلات التي طلبتها، لأن جميع السجلات تخضع لإعفاء قانوني محدد. إذا تم حجب جميع السجلات، يجب أن نرسل لك ردًا كتابيًا. يجب أن تحدد هذه الكتابة حجم وموضوع السجلات التي يتم حجبها، وتذكر القسم المحدد من قانون Virginia الذي يسمح لنا بحجب السجلات
• نحن نقدم بعض السجلات التي طلبتها، ولكننا نحجب السجلات الأخرى. لا يمكننا حجب سجل كامل إذا كان جزء منه فقط خاضعًا للإعفاء. في هذه الحالة، قد نقوم بتنقيح جزء السجل الذي قد يتم حجبه، ويجب أن نقدم لك ما تبقى من السجل. يجب أن نقدم لك ردًا مكتوبًا يوضح القسم المحدد من قانون Virginia الذي يسمح بحجب أجزاء من السجلات المطلوبة
• نعلمك كتابيًا أنه لا يمكن العثور على السجلات المطلوبة أو أنها غير موجودة (ليس لدينا السجلات التي تريدها). ومع ذلك، إذا علمنا أن هيئة عامة أخرى لديها السجلات المطلوبة، فيجب علينا تضمين معلومات الاتصال الخاصة بالهيئة العامة الأخرى في ردنا عليك
• إذا كان من المستحيل عمليًا أن تستجيب VRS لطلبك خلال فترة خمسة أيام عمل، فيجب أن نذكر ذلك كتابيًا، مع شرح الشروط التي تجعل الاستجابة مستحيلة. سيتيح لنا ذلك سبعة أيام عمل إضافية للرد على طلبك، مما يمنحنا إجمالي 12 يوم عمل للرد على طلبك

إذا تقدمت بطلب للحصول على عدد كبير جدًا من السجلات، وشعرنا أنه لا يمكننا تقديم السجلات إليك في غضون 12 أيام عمل دون تعطيل مسؤولياتنا التنظيمية الأخرى، فقد نقدم التماسًا إلى المحكمة للحصول على وقت إضافي للرد على طلبك. ومع ذلك، يتطلب FOIA أن يبذل VRS جهدًا معقولًا للتوصل إلى اتفاق معك بشأن إنتاج السجلات قبل أن نذهب إلى المحكمة لطلب المزيد من الوقت.

• يجوز لهيئة عامة أن تفرض رسومًا معقولة لا تتجاوز التكلفة الفعلية المتكبدة في الوصول إلى السجلات المطلوبة أو نسخها أو توريدها أو البحث عنها، وتبذل كل الجهود المعقولة لتوفير السجلات المطلوبة بأقل تكلفة ممكنة. لا يجوز لأي هيئة عامة فرض أي رسوم أو نفقات خارجية أو وسيطة أو فائضة لاسترداد التكاليف العامة المرتبطة بإنشاء السجلات أو الاحتفاظ بها أو التعامل مع الأعمال العامة للهيئة العامة. يجب ألا تتجاوز أي رسوم نسخ تفرضها هيئة عامة التكلفة الفعلية للنسخ. ستشمل التكلفة الفعلية لإنتاج السجلات عناصر مثل الوقت الذي يقضيه الموظفون في البحث عن السجلات المطلوبة، وتكاليف النسخ، والوقت المستغرق في تنقيح المعلومات المعفاة من السجلات، أو أي تكاليف أخرى مرتبطة مباشرة بتوفير السجلات المطلوبة. لا يمكن أن تشمل التكاليف العامة
• قبل إجراء بحث عن السجلات، يجب على الهيئة العامة إخطار مقدم الطلب كتابيًا بأن الهيئة العامة قد تفرض رسومًا معقولة لا تتجاوز تكلفتها الفعلية التي تكبدتها في الوصول إلى السجلات المطلوبة أو تكرارها أو توفيرها أو البحث عنها والاستفسار من مقدم الطلب عما إذا كان يرغب في طلب تقدير التكلفة مسبقًا لتوفير السجلات المطلوبة كما هو موضح في الفقرة الفرعية F من § 2.2-3704 من قانون Virginia
• تقدم VRS تقديرًا للتكلفة إذا طُلب ذلك. سيتم تحديد الفترة التي يجب أن تستجيب فيها VRS لطلبك (إيقافها مؤقتًا) بين إشعار تقدير التكلفة وردك الذي يطلب من VRS متابعة الطلب. إذا لم ترد خلال 30 يومًا من إرسال تقدير التكلفة، فسوف يعتبر VRS طلب قانون حرية الوصول إلى المعلومات ملغيًا
• إذا قدرنا أن الرد على طلبك سيكلف أكثر من 200 دولارًا، فقد نطلب منك دفع وديعة، لا تتجاوز مبلغ التقدير، قبل متابعة طلبك. لا تتضمن أيام العمل الخمسة التي يتعين علينا الرد فيها على طلبك الوقت بين طلب الإيداع ووقت الرد
• يمكنك أن تطلب أن نقدر مسبقًا رسوم توفير السجلات التي طلبتها. سيتيح لك ذلك معرفة أي تكاليف مقدمًا، أو يمنحك الفرصة لتعديل طلبك في محاولة لخفض التكاليف المقدرة. لا تتضمن الأيام الخمسة التي يتعين علينا فيها الرد على طلبك الوقت بين إرسال التقدير إليك ووقت الرد. إذا لم تستجب في غضون 30 يومًا، فسيتم اعتبار طلبك مسحبًا
• سيتم إضافة أي ودائع أو رسوم يتم دفعها مقدمًا إلى VRS لطلب FOIA إلى التكلفة الفعلية النهائية لتوفير السجلات المطلوبة
• VRS لا يقبل بطاقات الائتمان لأي مدفوعات. VRS سوف تقبل الشيكات لدفع أي تكاليف قانون حرية المعلومات
• إذا كنت مدينًا بمبلغ VRS من المال من طلب FOIA السابق الذي ظل غير مدفوع لمدة تزيد عن 30 يومًا، فقد يتطلب الأمر من VRS سداد الفاتورة المستحقة قبل الرد على طلب FOIA الجديد الخاص بك

من سياسة VRSبشكل عام عدم فرض رسوم على مقدمي الطلبات مقابل الساعة الأولى من الوقت الذي يقضيه موظف VRS FOIA لإنتاج السجلات المطلوبة. VRS يفرض رسومًا على كل الوقت الذي يقضيه موظفو VRS الآخرين، وأي وقت يتجاوز ساعة واحدة يقضيه موظف FOIA VRS . VRS يقوم الموظفون المشاركون في إنتاج السجلات لطلب FOIA بتتبع بداية ونهاية الوقت المستغرق في الطلب بالإضافة إلى نوع العمل العام الذي يتم إنجازه خلال ذلك الوقت.

يستخدم VRS الراتب بالساعة، أو معدل الأجر بالساعة، أو معدل المقاول بالساعة لكل موظف VRS مشارك في إنتاج السجلات المستجيبة لطلبات قانون حرية الوصول إلى المعلومات، كما ورد في تقرير قسم الموارد البشرية VRS في اليوم الذي تم فيه إنشاء فاتورة قانون حرية الوصول إلى المعلومات.

تحتفظ VRS بمجموعة متنوعة من السجلات العامة بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:

• السياسات والإجراءات المتعلقة بإدارة VRSلمزايا التقاعد وغيرها من مزايا ما بعد التوظيف
• السجلات العامة المتعلقة بإدارة VRS
• منشورات VRS
• سجلات الأعضاء والأعضاء المؤجلين والمتقاعدين والمستفيدين والناجين
• سجلات الاستثمار
• اتفاقيات قسم إدارة الضمان الاجتماعي 218
• VRS- سجلات صاحب العمل المشاركة
• اتفاقيات قابلية النقل مع أنظمة التقاعد العامة المستقلة في Virginia
• سجلات المشتريات
• التقييمات الاكتوارية
• سجلات مجلس الأمناء واللجان، بما في ذلك مواد الاجتماعات
• سجلات برنامج جائزة خدمة رجال الإطفاء المتطوعين وفرق الإنقاذ في Virginia (VOLSAP)
• سجلات مطالبات قانون خط العمل (LODA) (لاحظ أن سجلات خطة LODA للمزايا الصحية يتم الاحتفاظ بها من قبل قسم إدارة الموارد البشرية)
• سجلات الموظفين VRS

يسمح قانون Virginia لأي هيئة عامة بحجب بعض السجلات عن الإفصاح العام. عادةً ما تحجب VRS السجلات الخاضعة للإعفاءات التالية:

• سجلات الموظفين (§ 2.2-3705.1 (1) من قانون ولاية فرجينيا ، بما في ذلك سجلات تقاعد أعضاء VRS (رأي مجلس قانون حرية المعلومات AO-01-02)
  • ستقوم VRS بإصدار السجلات الخاصة بالعضو أو المتقاعد لهم
  • VRS عمومًا لن تنشر سجلات الموظفين الخاصة بفرد يمكن التعرف عليه لأي شخص آخر غير موضوع السجل
• تخضع السجلات لامتياز المحامي والعميل (§ 2.2-3705.1 (2)) أو منتج عمل المحامي (§ 2.2-3705.1 (3))
• معلومات خاصة بالبائع (§ 2.2-3705.1 (6))
• السجلات المتعلقة بالتفاوض ومنح العقد، قبل منح العقد (§ 2.2-3705.1 (12))
• السجلات المتعلقة بحيازة أو حيازة أو التصرف في ورقة مالية أو غيرها من حقوق الملكية في كيان ما، حيث لا يتم تداول هذه الأوراق المالية أو حقوق الملكية في بورصة أوراق مالية خاضعة للتنظيم الحكومي (§ 2.2-3705.7 (12))
• سجلات VRS المتعلقة بالسعي وراء استراتيجيات استثمار معينة، أو اختيار أو إنهاء مديري الاستثمار، والأسرار التجارية (§ 2.2-3705.7 (24))

لدى مجلس قانون حرية الوصول إلى المعلومات نموذج تعليق عام يمكنك إرساله مع تعليقات حول جودة المساعدة التي تلقيتها من VRS.

نموذج التعليق العام لمجلس قانون حرية المعلومات

يمكنك أيضًا إرسال تعليقات إلى VRS باستخدام المعلومات المتاحة على صفحة الاتصال على موقع VRS.

يجب تقديم المستندات القانونية الصادرة إلى VRS (بما في ذلك الدعاوى القضائية والحجز والاستدعاءات القضائية واستدعاء الشهود وما إلى ذلك) شخصيًا بواسطة خادم العملية أو وكيل إنفاذ القانون في مكاتب VRSالواقعة في 1200 East Main Street، Richmond، VA 23219.

عندما تتلقى VRS مذكرة استدعاء عن طريق الفاكس أو البريد الإلكتروني، ستبدأ VRS في تجميع السجلات سريعة الاستجابة؛ ومع ذلك، سيتم إصدار السجلات عند استلام الخدمة القانونية للعملية.