Ley de Libertad de Información

• Tiene derecho a aplicar inspeccionar o recibir copias de registros públicos, o ambos.
• Tiene derecho a aplicar que se le calcule por adelantado cualquier cargo por los registros aplicar. La FOIA exige que VRS le notifique con antelación si se prevén cargos y le pregunte si desea un presupuesto antes de buscar y presentar los registros, independientemente del costo previsto.
• Si cree que se violaron sus derechos de FOIA, puede presentar una petición en el tribunal de distrito o circuito para obligar al cumplimiento de la FOIA. Alternativamente, puede comunicar con el Consejo de la FOIA para obtener una opinión consultiva no vinculante.

• Puede aplicar registros por correo postal, fax, email, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que su solicitud sea por escrito, ni necesita indicar específicamente que está aplicar registros bajo la FOIA.
  • Desde un punto de vista práctico, puede ser útil tanto para ti como para la persona que recibe tu solicitud ponerla por escrito. Esto te permite crear un registro de tu solicitud. También proporciona al Virginia Retirement System (VRS) una declaración clara de los registros que aplicar y ayuda a evitar un posible malentendido respecto a una solicitud verbal. Sin embargo, VRS no puedes negarte a responder a tu solicitud FOIA si no la pones por escrito.
• Su solicitud debe identificar los documentos que aplicar con "especificidad razonable". Es un estándar de sentido común. No se refiere ni limita el volumen ni el número de registros que aplicar; En cambio, requiere que seas lo suficientemente específico para que VRS puedas identificar y localizar los registros que buscas.
• Tu solicitud debe aplicar registros o documentos existentes. La FOIA te otorga el derecho a inspeccionar o copiar registros; No se aplica a una situación en la que se hacen preguntas generales sobre el trabajo de VRS, ni requiere que VRS creen un registro que no existe.
• Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato empleado por VRS en el curso normal de sus negocios.
  • Por ejemplo, si aplicar registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por email o en una memoria flash/memoria USB, o recibir una copia impresa de esos registros.
• Si tenemos preguntas sobre su solicitud, por favor colabore con los esfuerzos del personal para aclarar el tipo de registros que aplicar o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud importante. Presentar una solicitud FOIA no es un proceso adversarial, pero VRS puede que necesitemos hablar contigo para cerciorarnos de que entendemos qué registros aplicar.

Si envía una solicitud FOIA por correo postal o fax, sería útil indicarlo claramente como solicitud FOIA. Tenga en cuenta que habrá una demora en la recepción de solicitudes por correo o fax debido a los procedimientos de procesamiento de VRS .

Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder a cualquier pregunta que tengas sobre la FOIA. Se puede contactar con el Ayuntamiento por email en foiacouncil@dls.virginia.gov, o por teléfono en 804-225-3056 o 1-866-448-4100.

VRS debe responder a su solicitud en un plazo de cinco días laborables desde su recepción. "Día Uno" se considera el día luego de recibir tu solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni festivos.

El motivo detrás de su solicitud de registros públicos de VRS es irrelevante, y no está obligado a explicar por qué quiere los registros antes de responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite VRS exigir que proporciones tu nombre y dirección legal.

La FOIA exige que VRS realice una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del plazo de cinco días:

• Le proporcionamos los registros que aplicar en su totalidad
• Retenemos todos los registros que aplicar, porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si se retienen todos los registros, debemos enviarle una respuesta por escrito. Ese escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen, e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite retener los registros
• Proporcionamos algunos de los registros que aplicar, pero retenemos otros registros. No podemos retener un registro completo si solo una parte de él está sujeta a una exención. En ese caso, podemos redactar la parte del registro que puede ser retenida y debemos proporcionarle el resto del registro. Debemos proporcionarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite retener partes de los registros aplicar
• Le informamos por escrito que los registros aplicar no se pueden encontrar o no existen (no tenemos los registros que desea). Sin embargo, si sabemos que otro organismo público tiene los registros aplicar, debemos incluir la información de contacto del otro organismo público en nuestra respuesta
• Si resulta prácticamente imposible para VRS responder a su solicitud en el plazo de cinco días hábiles, deberemos manifestarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos da un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.

Si aplicar un número muy grande de registros y consideramos que no podemos proporcionarle los registros en 12 días laborables sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos aplicar al tribunal un plazo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA exige que VRS haga un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo contigo respecto a la presentación de los registros antes de acudir a los tribunales para aplicar más tiempo.

• Un organismo público podrá aplicar tarifas razonables que no excedan el costo real en que incurrió para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros aplicar y hará todos los esfuerzos razonables para proporcionar los registros aplicar al menor costo posible. Ningún organismo público impondrá tarifas o gastos extraños, intermediarios o excedentes para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la transacción de los asuntos generales del organismo público. Cualquier tarifa de duplicación cobrada por un organismo público no excederá el costo real de la duplicación. El costo real de producir registros incluirá elementos como el tiempo del personal dedicado a buscar los registros aplicar, los costos de copia, el tiempo dedicado a redactar información exenta de los registros o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros aplicar. No puede incluir los gastos generales generales
• Antes de realizar una búsqueda de registros, el organismo público notificará al solicitante por escrito que el organismo público puede realizar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido en el acceso, la duplicación, el suministro o la búsqueda de los registros aplicar y preguntará al solicitante si desea aplicar una estimación de costos antes del suministro de los registros aplicar como se establece en la subsección F de § 2.2-3704 del Código de Virginia
• VRS deberá proporcionar una estimación de costos si se aplicar. El plazo dentro del cual VRS debe responder a su solicitud se suspenderá (se suspenderá) entre el aviso de la estimación de costo y su solicitud de VRS proceder con la solicitud. Si no responde en los 30 días posteriores al envío de la estimación de costo, VRS considerará retirada la solicitud FOIA
• Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, es posible que le aplicar que pague un depósito, que no exceda el monto de la cotización, antes de continuar con su solicitud. Los cinco días hábiles que tenemos para responder a su solicitud no incluyen el tiempo entre el momento en que aplicar un depósito y el momento en que responde
• Puede aplicar que calculemos por adelantado los cargos por proporcionar los registros que aplicar. Esto le permitirá conocer los costos por adelantado o le dará la oportunidad de modificar su solicitud en un intento de reducir los costos estimados. Los cinco días que tenemos para responder a su solicitud no incluyen el tiempo entre el momento en que le enviamos la cotización y el momento en que responde. Si no responde dentro de los 30 días, su solicitud se considerará retirada
• Cualquier depósito o tasa pagada por adelantado a VRS por una solicitud FOIA se adeudará al costo final real de suministrar los registros aplicar
• VRS no acepta tarjetas de crédito para ningún pago. VRS aceptará cheques para el pago de cualquier costo FOIA
• Si usted debe dinero a VRS por una solicitud anterior en virtud de la FOIA que lleva más de 30 días sin pagarse, VRS puede exigirle el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud en virtud de la FOIA.

Es VRSpolítica generalmente no cobrar a los solicitantes por la primera hora que el Oficial de FOIA VRS dedica a la producción de los registros aplicar. VRS cobra por todo el tiempo que dediquen otros empleados de VRS y por cualquier tiempo que exceda una hora que pase el VRS Oficial FOIA. VRS personal encargado de la elaboración de registros para una solicitud FOIA rastrea el inicio y el final del tiempo dedicado a la solicitud, así como el tipo general de trabajo realizado durante ese tiempo.

VRS emplea el salario por hora, la tarifa por hora o la tarifa por hora de contratista de cada empleado VRS implicado en la elaboración de registros que respondan a las solicitudes FOIA, según informa el departamento de Recursos Humanos de VRS el día en que se crea la factura FOIA.

VRS mantiene una amplia variedad de registros públicos, incluyendo, pero no limitado a:

• Políticas y procedimientos relacionados con la administración de VRSde capacidades de jubilación y otros beneficios posteriores al empleo
• Registros generales relacionados con la administración de VRS
• VRS Publicaciones
• Registros de miembros, miembros diferidos, pensionados, beneficiarios y sobrevivientes
• Registros de inversión
• Acuerdos de la Sección 218 de la Administración del Seguro Social
• VRS- registros de empleadores participantes
• Acuerdos de portabilidad con sistemas públicos de jubilación independientes de Virginia
• Registros de adquisiciones
• Valoraciones actuariales
• Registros de la Junta Directiva y del Comité, incluidos los materiales de la reunión
• Registros del Programa de Premios al Servicio de Bomberos Voluntarios y Trabajadores del Escuadrón de Rescate de Virginia (VOLSAP)
• Registros de reclamos de la Ley de Cumplimiento del Deber (LODA) (tenga en cuenta que los registros del Plan de Beneficios de Salud de LODA son mantenidos por el Departamento de Administración de Recursos Humanos)
• VRS registros de personal

El Código de Virginia permite que cualquier organismo público oculte ciertos registros de la divulgación pública. VRS comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

• Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia), incluyendo los registros de jubilación de los afiliados a VRS (Opinión del Consejo FOIA AO-01-02)
  • VRS les entregarán los propios discos de un miembro o pensionado
  • VRS generalmente no divulgará los registros personales de una persona identificable a nadie que no sea el sujeto del registro
• Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
• Información de propiedad del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6))
• Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1 (12))
• Registros relacionados con la adquisición, tenencia o disposición de un valor u otro interés de propiedad en una entidad, cuando dicho valor o interés de propiedad no se negocie en una bolsa de valores regulada por el gobierno (§ 2.2-3705.7 (12))
• Registros de VRS relacionados con la búsqueda de estrategias de inversión concretas, o la selección o terminación de gestores de inversiones, y secretos comerciales (§ 2.2-3705.7 (24))

El Consejo FOIA dispone de un formulario de comentarios públicos que puedes enviar con comentarios sobre la calidad de la asistencia que recibiste de VRS.

Formulario de comentarios públicos del Consejo de la FOIA

También puedes enviar tus comentarios a VRS empleando la información disponible en la página de Contacto de la web de VRS .

Los documentos legales emitidos a VRS (incluidas demandas, embargos, citaciones duces tecum, citaciones de testigos, etc.) deben ser entregados personalmente por un agente judicial o un agente de la ley en las oficinas de VRS, ubicadas en 1200 East Main Street, Richmond, VA 23219.

Cuando VRS recibe una citación duces tecum por fax o email, VRS comenzará a compilar los registros correspondientes; sin embargo, los registros se entregarán al recibir la notificación legal del proceso.