Loi sur la Liberté de l'Information

• Vous avez le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies de documents publics, ou les deux.
• Vous avez le droit de demander que les frais liés aux documents demandés soient estimés à l'avance. FOIA exige que VRS vous informe à l'avance si des frais sont prévus et vous demande si vous souhaitez un devis avant de rechercher et de produire les documents, quel que soit le coût prévu.
• Si vous estimez que vos droits en matière de FOIA ont été violés, vous pouvez déposer une requête auprès d'un tribunal de district ou de circuit afin d'obtenir le respect de la FOIA. Vous pouvez également contacter le Conseil de la FOIA pour obtenir un avis consultatif non contraignant.

• Vous pouvez demander des dossiers par courrier américain, par télécopie, par courrier électronique, en personne ou par téléphone. La FOIA n'exige pas que votre demande soit faite par écrit, et vous n'avez pas besoin d'indiquer spécifiquement que vous demandez des documents en vertu de la FOIA.
  • D'un point de vue pratique, il peut être utile, tant pour vous que pour la personne qui reçoit votre demande, de formuler votre demande par écrit. Cela vous permet d'enregistrer votre demande. Elle permet également à Virginia Retirement System (VRS) de connaître clairement les documents que vous demandez et d'éviter tout malentendu potentiel concernant une demande verbale. Toutefois, VRS ne peut pas refuser de répondre à votre demande de FOIA si vous ne l'avez pas formulée par écrit.
• Votre demande doit identifier les documents que vous recherchez avec "une spécificité raisonnable." Il s'agit d'une norme de bon sens. Elle ne fait pas référence au volume ou au nombre de documents que vous demandez et ne les limite pas. En revanche, elle exige que vous soyez suffisamment précis pour que VRS puisse identifier et localiser les documents que vous recherchez.
• Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents existants. La FOIA vous donne le droit d'inspecter ou de copier des documents; elle ne s'applique pas à une situation où vous posez des questions générales sur le travail de VRS, ni n'oblige VRS à créer un document qui n'existe pas.
• Vous pouvez choisir de recevoir des documents électroniques dans n'importe quel format utilisé par VRS dans le cadre de ses activités habituelles.
  • Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une base de données Excel, vous pouvez choisir de recevoir ces documents par voie électronique, par courriel ou sur une clé USB, ou de recevoir une copie imprimée de ces documents.
• Si nous avons des questions concernant votre demande, veuillez coopérer avec le personnel pour clarifier le type de documents que vous recherchez ou pour tenter de parvenir à un accord raisonnable sur la réponse à une demande importante. Le dépôt d'une demande de FOIA n'est pas une procédure contradictoire, mais VRS peut avoir besoin de discuter de votre demande avec vous pour s'assurer que nous comprenons bien les documents que vous recherchez.

Si vous envoyez une demande d'accès à l'information par courrier ou par télécopie, il serait utile de l'adresser clairement comme une demande d'accès à l'information. Veuillez noter que la réception des demandes par courrier ou par fax sera retardée en raison des procédures de traitement de VRS.

En outre, le Conseil consultatif sur la liberté de l'information est à votre disposition pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir sur la FOIA. Le Conseil peut être contacté par courrier électronique à l'adresse foiacouncil@dls.virginia.gov, ou par téléphone à l'adresse 804-225-3056 ou 1-866-448-4100.

VRS doit répondre à votre demande dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. "Le jour 1" est considéré comme le jour suivant la réception de votre demande. La période de cinq jours ne comprend pas les week-ends ni les jours fériés.

La raison pour laquelle vous demandez des documents publics à VRS n'est pas pertinente, et vous n'avez pas besoin d'indiquer pourquoi vous souhaitez obtenir ces documents avant que nous ne répondions à votre demande. La FOIA permet toutefois à VRS de vous demander de fournir votre nom et votre adresse légale.

La loi sur la liberté d'information exige que VRS réponde à votre demande dans le délai de cinq jours :

• Nous vous fournissons les documents que vous avez demandés dans leur intégralité
• Nous ne divulguons pas tous les documents que vous avez demandés, car ils font tous l'objet d'une exemption statutaire spécifique. Si tous les documents sont retenus, nous devons vous envoyer une réponse par écrit. Cet écrit doit identifier le volume et le sujet des documents retenus, et indiquer la section spécifique du code de Virginia qui nous autorise à retenir les documents.
• Nous fournissons certains des documents que vous avez demandés, mais nous en retenons d'autres. Nous ne pouvons pas retenir l'intégralité d'un document si seule une partie de celui-ci est soumise à une exemption. Dans ce cas, nous pouvons expurger la partie du dossier qui peut être retenue et nous devons vous fournir le reste du dossier. Nous devons vous fournir une réponse écrite indiquant la section spécifique du code de Virginia qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
• Nous vous informons par écrit que les documents demandés sont introuvables ou inexistants (nous ne possédons pas les documents que vous souhaitez). Toutefois, si nous savons qu'un autre organisme public détient les documents demandés, nous devons inclure les coordonnées de l'autre organisme public dans la réponse que nous vous donnons
• S'il est pratiquement impossible pour VRS de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours ouvrables, nous devons l'indiquer par écrit en expliquant les conditions qui rendent la réponse impossible. Nous disposerons ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, soit un total de 12 jours ouvrables pour répondre à votre demande.

Si vous demandez un très grand nombre de documents et que nous estimons ne pas pouvoir vous les fournir dans un délai de 12 jours ouvrables sans perturber nos autres responsabilités organisationnelles, nous pouvons demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à votre demande. Toutefois, la FOIA exige que VRS fasse un effort raisonnable pour parvenir à un accord avec vous concernant la production des documents avant que nous ne saisissions le tribunal pour demander un délai supplémentaire.

• Un organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas le coût réel encouru pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés et doit faire tous les efforts raisonnables pour fournir les documents demandés au coût le plus bas possible. Aucun organisme public n'impose de frais ou de dépenses supplémentaires, intermédiaires ou excédentaires pour couvrir les coûts généraux liés à la création ou à la tenue de dossiers ou à la conduite des affaires générales de l'organisme public. Les frais de duplication facturés par un organisme public ne doivent pas dépasser le coût réel de la duplication. Le coût réel de la production des documents comprendra des éléments tels que le temps passé par le personnel à rechercher les documents demandés, les frais de copie, le temps passé à expurger les documents des informations exemptées, ou tout autre coût directement lié à la fourniture des documents demandés. Il ne peut pas inclure les frais généraux
• Avant de procéder à une recherche de documents, l'organisme public informe le demandeur par écrit qu'il peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas les coûts réels encourus pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés et demande au demandeur s'il souhaite obtenir une estimation des coûts avant la fourniture des documents demandés, conformément à la sous-section F de l'article 2.2-3704 du code de la Virginia.
• VRS fournit une estimation des coûts si la demande lui en est faite. Le délai dans lequel VRS doit répondre à votre demande est suspendu (pause) entre la notification de l'estimation des coûts et votre réponse demandant à VRS de donner suite à la demande. "Si vous ne répondez pas dans les 30 jours suivant l'envoi de l'estimation des coûts, VRS considérera que la demande FOIA a été retirée."
• Si nous estimons que la réponse à votre demande coûtera plus de200 $, nous pouvons vous demander de verser un acompte, ne dépassant pas le montant de l'estimation, avant de donner suite à votre demande. Les cinq jours ouvrables dont nous disposons pour répondre à votre demande n'incluent pas le temps écoulé entre le moment où nous demandons un dépôt et celui où vous répondez
• Vous pouvez nous demander d'estimer à l'avance les frais liés à la fourniture des documents que vous avez demandés. Cela vous permettra de connaître d'emblée les coûts éventuels ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande afin de réduire les coûts estimés. Le délai de cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande ne comprend pas le temps écoulé entre le moment où nous vous envoyons le devis et celui où vous y répondez. Si vous ne répondez pas dans un délai de 30 jours, votre demande sera considérée comme retirée.
• Tout dépôt ou frais payé à l'avance à VRS pour une demande de FOIA sera crédité sur le coût réel final de la fourniture des documents demandés.
• VRS n'accepte pas les paiements par carte de crédit. VRS acceptera les chèques pour le paiement de tous les frais liés à la FOIA
• Si vous devez de l'argent à VRS à la suite d'une précédente demande FOIA qui est restée impayée pendant plus de 30 jours, VRS peut exiger le paiement de la facture en souffrance avant de répondre à votre nouvelle demande FOIA.

La politique de VRSconsiste généralement à ne pas facturer aux demandeurs la première heure passée par le responsable FOIA de VRS à produire les documents demandés. VRS ne facture pas le temps passé par d'autres membres du personnel de VRS, ni le temps passé par le responsable FOIA de VRS au-delà d'une heure. VRS le personnel chargé de produire des documents dans le cadre d\'une demande FOIA suit le début et la fin du temps consacré à la demande, ainsi que le type général de travail effectué pendant cette période.

VRS utilise le salaire horaire, le taux de rémunération horaire ou le taux horaire de l'entrepreneur de chaque employé de VRS impliqué dans la production de documents répondant aux demandes FOIA, tel que rapporté par le département des ressources humaines de VRS le jour de la création de la facture FOIA.

VRS tient à jour une grande variété de documents publics, y compris, mais sans s'y limiter, les documents suivants

• Politiques et procédures relatives à l'administration des prestations de retraite et autres avantages postérieurs à l'emploi ( VRS)
• Documents généraux relatifs à l'administration de VRS
• VRS publications
• Dossiers des membres, des membres différés, des retraités, des bénéficiaires et des survivants
• Registres des investissements
• Administration de la sécurité sociale Section 218 accords
• VRS-les dossiers des employeurs participants
• Accords de transférabilité avec les systèmes de retraite publics indépendants de Virginia
• Dossiers de passation de marchés
• Évaluations actuarielles
• Dossiers du conseil d'administration et des comités, y compris les documents de réunion
• Programme de récompense pour les services rendus par les pompiers volontaires et les équipes de sauvetage de Virginia (VOLSAP)
• les dossiers de demande d'indemnisation au titre de la loi sur les accidents du travail (LODA) (notez que les dossiers du régime de prestations de santé LODA sont conservés par le département de la gestion des ressources humaines)
• VRS dossiers du personnel

Le code de Virginia permet à tout organisme public de ne pas divulguer certains documents. VRS ne divulgue généralement pas les documents sous réserve des exceptions suivantes :

• Dossiers du personnel (§ 2.2-3705.1 (1) du code de Virginia), y compris les dossiers de retraite des membres de VRS (Avis du Conseil FOIA AO-01-02)
  • VRS leur communiquera les dossiers d'un affilié ou d'un retraité
  • VRS ne divulguera généralement pas les dossiers du personnel d'une personne identifiable à une personne autre que le sujet du dossier
• Documents soumis au secret professionnel (§ 2.2-3705.1 (2)) ou le produit du travail d'un avocat (§ 2.2-3705.1 (3))
• Informations confidentielles du fournisseur (§ 2.2-3705.1 (6))
• Dossiers relatifs à la négociation et à l'attribution d'un contrat, avant l'attribution du contrat (§ 2.2-3705.1 (12))
• Documents relatifs à l'acquisition, à la détention ou à la cession d'un titre ou d'une autre participation dans une entité, lorsque ce titre ou cette participation n'est pas négocié sur une bourse de valeurs réglementée par le gouvernement (§ 2.2-3705.7 (12))
• Dossiers de VRS relatifs à la poursuite de stratégies d'investissement particulières, ou à la sélection ou à la résiliation des gestionnaires d'investissement, et secrets commerciaux (§ 2.2-3705.7 ). (24))

Le Conseil FOIA dispose d'un formulaire de commentaires publics que vous pouvez soumettre pour donner votre avis sur la qualité de l'assistance que vous avez reçue de VRS.

Formulaire de commentaires publics du Conseil FOIA

Vous pouvez également envoyer vos commentaires à VRS en utilisant les informations disponibles sur la page Contact du site VRS.

Les documents juridiques délivrés à VRS (y compris les poursuites judiciaires, les saisies-arrêts, les citations à comparaître, les citations de témoins, etc.) doivent être signifiés personnellement par un huissier de justice ou un agent des forces de l'ordre dans les bureaux de VRSsitués à 1200 East Main Street, Richmond, VA 23219.

Lorsque VRS reçoit une citation à comparaître duces tecum par télécopie ou par courrier électronique, VRS commence à compiler les documents correspondants ; toutefois, les documents sont communiqués dès réception d'un acte de procédure légal.